casi di successo

Quando Industrie Riunite del Caffé si rivolse a noi, spiega Alberto Nicrosini, ci trovammo di fronte alla problematica di far dialogare i terminali portatili usati dalla Forza Vendita con il gestionale OndaIQ. I tracciati record generati non erano modificabili, quindi non interfacciabili”.

Un’esigenza soddisfatta con il modulo XML Import/Export di OndaIQ, al quale ATC Service ha affiancato un’utile schermata personalizzata che permette l’allineamento dei dati dai terminali al gestionale e viceversa, il tutto on demand.

L’agente è in grado di scaricare i dati di vendita come i DDT, le fatture, gli incassi, le nuove anagrafiche e le note di accredito, generando un file di testo che aggiorna i dati presenti nel database del gestionale. Mentre l’azienda è in grado di fornire alla propria rete di vendita informazioni aggiornate su:

• anagrafiche cliente e articoli;
• articoli cliente;
• scadenze aperte.

Tutte queste informazioni sono sempre a disposizione e l’agente può svolgere al meglio la propria attività.

“Con l’entrata in vigore della nuova regolamentazione sulla tracciabilità dei prodotti alimentari”,continua Nicrosini, “ci concentrammo sulla personalizzazione di alcune stampe che, per legge, dovevano permettere di risalire al lotto iniziale di produzione.”

In fase di caricamento del finito di produzione a magazzino, viene attribuito il lotto identificativo e si procede con l’etichettatura del prodotto. A questo punto, in fase di stampa del DDT e della fattura, viene indicato, per ogni riga di codice articolo, il lotto di appartenenza, in modo che sia sempre possibile risalire alla storia del singolo prodotto e fornire così le garanzie richieste dalla normativa vigente.

La società

Industrie Riunite del Caffé SpA, con sede a San Martino Siccomario (PV), nasce nel 2001 come fusione di due grandi marchi storici leader nel settore della produzione e commercio del caffé: Medaglia d’Oro e Tubino.

Presente sul mercato dal 1932, l’azienda ha raggiunto  un fatturato pari a 5 milioni di euro ed un team di collaboratori che conta ad oggi 45 persone.

L’azienda propone alla propria clientela i servizi di commercio, torrefazione, vendita e confezionamento di caffé in grani e macinato per bar, ma anche per la grande distribuzione, che rappresenta oggi il 15% del fatturato aziendale. Con 10 centri di distribuzione dislocati in tutto il centro-nord della penisola, Industrie Riunite del Caffé è una società in rapida evoluzione, come dimostra la recente inaugurazione del nuovo centro operativo di Livorno.

L’esigenza dell’azienda verso un software gestionale

Danilo Truffa, Responsabile amministrativo dell’Azienda spiega: “In fase inziale, utilizzavamo un software scritto in Cobol e nativo in ambiente Unix. ”

“La rigidità dell’applicazione e la difficoltà di personalizzazione ci hanno spinto ben presto verso la decisione di scegliere un prodotto più intuitivo e flessibile” aggiunge Gianluca Bietti, Amministratore Delegato.

La scelta del software adeguato era dettata dall’esigenza di importare nel gestionale informazioni provenienti dall’area commerciale della tentata vendita: i terminalini usati dagli agenti, infatti, sono dotati ancora oggi di un sistema operativo in Dos, che genera file di testo non interfacciabile con un applicativo standard.

“I nostri agenti – spiega Bietti – necessitano di informazioni sempre aggiornate ed in tempo reale, occorre che abbiano la possibilità di disporre di dati come la situazione creditizia del cliente, sconti e ultimi prezzi applicati, vendite effettuate, etc”.

Il 1 gennaio 2005 è entrato in vigore il regolamento CE 178/2002 che obbliga le società del comparto agroalimentare alla rintracciabilità dei propri prodotti: si rendeva quindi necessaria una funzionalità che permettesse di identificare ogni singolo lotto di produzione in modo univoco.

La scelta di Industrie Riunite del Caffé è ricaduta su OndaIQ, ritenuto un applicativo aperto e personalizzabile per le esigenze aziendali.

Vantaggi della soluzione

“La scelta del software OndaIQ e il prezioso supporto di ATC Service – afferma Bietti – hanno permesso ad Industrie Riunite del Caffé di raggiungere un’informatizzazione integrata, vale a dire unicità del dato in tutto il sistema operativo, indipendentemente dal sistema informatico da cui è rilevato”.

“In precedenza la contabilità aziendale veniva gestita in parte con Excel – continua Alberto Nicrosini – con evidenti problemi di possibilità di errore data dalla compilazione manuale dei dati.  Integrare il gestionale con i terminali in dotazione alla forza vendita ha significato eliminare la fase di riscrittura dei dati da parte del personale di sede, ottimizzando e snellendo lo scambio bidirezionale delle informazioni.

La produttività degli agenti è stata migliorata grazie alla reperibilità delle informazioni in tempo reale: il fatto di avere a disposizione dati sulle condizioni di pagamento, insoluti e pagamenti del cliente, permette di minimizzare errori e tempi, con conseguente riduzione dei costi.
“Tra le prossime future implementazioni è prevista la realizzazione di un Cruscotto Cliente nel quale, oltre alla situazione fatturato per prodotto e agli insoluti, saranno presenti informazioni relative alla situazione delle macchine in comodato d’uso presso i clienti e lo stato degli eventuali finanziamenti in essere” – Conclude Gianluca Bietti.