Come individuare e ridurre i costi di stampa nascosti

Le aziende spendono fino al 30% in più sui costi di stampa complessivi. L’identificazione dei costi nascosti consente una riduzione fino al 30% sui costi di stampa complessivi, destinando sia budget che tempo ad altri progetti in ambito tecnologico.

Le Aziende spesso si concentrano sulla riduzione dei costi di stampa diretti, quali:

• Hardware per la stampa commerciale;
• Spese di manutenzione;
• Costi dei consumabili.

Voci che in realtà pesano solo in minima parte sul totale della spesa. 

Ridurre i costi di stampa

La International Data Corporation (IDC) ha pubblicato uno studio che individua 5 costi di stampa nascosti a carico delle aziende. La ricerca ha stimato che la stampa comporta un costo variabile dall’1 al 3% del profitto annuo di un’azienda. Anche se la maggior parte delle aziende si concentrano sui costi correlati alla stampa vera e propria, questa è solo la punta dell’iceberg.

5 mosse per individuare e ridurre i costi di stampa nascosti

1. Ottimizza lo spazio e condividi le risorse

   Per risparmiare denaro, non è necessario compromettere la qualità. È possibile ottenere una riduzione dei costi di stampa tramite il miglioramento dei processi e la regolazione delle apparecchiature, in modo da soddisfare le diverse esigenze all’interno dell’azienda:

   • Riorganizza le apparecchiature hardware di stampa
     Grazie alla semplice riorganizzazione delle apparecchiature hardware di stampa, è possibile liberare spazio disponibile, che altrimenti sarebbe occupato da stampanti e materiali di consumo
   • Condividi le apparecchiature tra reparti
     Occorre effettuare una valutazione sull’effettiva necessità di disporre di una stampante in ogni reparto e prendere in considerazione la possibilità che settori diversi dell’azienda condividano le stesse apparecchiature.

   esempio: i reparti creativi potrebbero avere bisogno di stampanti digitali a colori per la maggior parte dei dipendenti, mentre, per le divisioni amministrative, potrebbero bastare stampanti in bianco e nero.

2. Ottimizza il tempo delle chiamate al servizio di assistenza

   Una percentuale compresa tra il 35 e il 50% delle chiamate effettuate al servizio di assistenza riguarda le stampanti. Considerato che ciascuna chiamata può costare dai 14 ai 16 euro, oltre allo spreco di tempo lavorativo e alle eventuali riparazioni necessarie, se un’azienda ha 100 dipendenti, ciò potrebbe comportare una spesa di oltre 8800 euro all’anno.
   
   

3. Ottimizza il numero di fornitori

   Più fornitori hai maggiore è la spesa:

   • Ottieni un criterio di stampa centralizzato
     La mancanza di un criterio di stampa di tipo centralizzato rischia di generare un approccio frammentario agli acquisti di apparecchiature hardware.
   • Individua l’hardware di stampa migliore
     La presenza di vari reparti dotati di un proprio budget per aspetti diversi dell’ambiente di stampa, nonché di lavoratori mobili che ordinano apparecchiature hardware di stampa presso outlet che praticano prezzi maggiorati, può comportare spese non necessarie.

   È possibile evitare tutto ciò mediante la centralizzazione e il controllo delle complessità insite nella gestione delle relazioni con più fornitori.

4. Ottimizza le apparecchiature hardware di stampa

   Più ambiente meno costi. Negli ultimi anni, il settore delle stampanti ha cercato di immettere sul mercato dispositivi di stampa più rispettosi dell’ambiente. Per molte organizzazioni, il supporto di questi obiettivi ambientali è, al contempo, conveniente.
   Il consumo di energia elettrica nel settore dell’assistenza copre gran parte del consumo totale di energia elettrica del settore:

   • Dispositivi più recenti utilizzano minori quantità di energia e toner rispetto ai prodotti tradizionali.
   • L’ottimizzazione delle apparecchiature per ufficio è in grado di generare potenziali risparmi, per un importo fino al 50% dell’attività aziendale.Piccoli accorgimenti per ridurre i costi di stampa:
     • Stampare fronte/retro
     • Attivazione della stampa monocromatica predefinita
     • Consapevolezza, da parte dei dipendenti, dei costi di stampa

   
   

5. Ottimizza la produttività organizzativa
   
   Una gestione appropriata dell’ambiente di stampa può generare un impatto diretto sulla produttività.
   • Dispositivi di stampa di ultima generazione:
     se i dispositivi di stampa non risultano adeguati, si rischia un maggiore spreco dei tempi di attesa.
   • Riduci gli invii a reparti tipografici esterni:
     le aziende dotate di un reparto tiprografico centralizzato (CRD) devono accertarsi che tale struttura sia utilizzata nel modo corretto. Una gestione carente e una mancanza di formazione del personale rischiano di far sì che i lavori di stampa inviati al CRD vengano prodotti all’esterno con un conseguente aggravio dei costi per l’azienda.

   A fronte di un’economia incerta e del continuo cambio di tendenze nel mondo delle aziende, l’ottimizzazione delle attività aziendali, ove possibile, è ora più necessaria che mai.

I costi nascosti sono l’ultima cosa di cui l’azienda ha bisogno.

Risparmiare denaro che non sapevate neanche di avere significa poterlo spendere in altri progetti, rendendo, allo stesso tempo, più efficiente il reparto IT.

Testimonianze:

Sergio Patano, Research Manager IT durante Una ricerca IDC promossa da Xerox afferma:“ Se le aziende non identificano in maniera mirata tutti i costi legati alle loro operazioni di stampa, rischiano di perdere un’importante opportunità di riduzione e ottimizzazione dei costi stessi, oltre alla possibilità di dedicare fondi a supporto di iniziative mirate all’innovazione e alla trasformazione del business. Il fatto che la gestione delle attività di stampa spesso non costituisca una competenza chiave chiama in gioco i Managed Print Services, quale soluzione ottimale per le imprese che si trovano a dover garantire massime prestazioni a fronte di budget limitati per la gestione delle informazioni ”.

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