Gestione Documentale: il vantaggio competitivo per la tua Azienda

Dal 1994 la Legislazione italiana lavora al concetto di dematerializzazione dei documenti fiscali. Da oltre vent’anni appaiono evidenti i vantaggi economici nella riduzione degli archivi cartacei e nell’ adozione di processi documentali conseguenti alla digitalizzazione.

La recente scadenza normativa del 31 Marzo 2015 ha imposto la fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione, introducendo l’obbligo della Conservazione Sostitutiva. Questo rappresenta il penultimo atto verso la completa digitalizzazione dei documenti fiscali prevista per il 2017, che estenderà l’obbligo a tutte le persone giuridiche.

Si può migliorare l’efficienza aziendale rispettando le normative vigenti?

Si questo è possibile, se si intraprende un percorso che porterà vantaggi competitivi nel medio e lungo periodo.

Ma che rapporto esiste tra un sistema di Conservazione Sostitutiva e uno strumento di gestione documentale e dei Processi? Il primo è un obbligo di legge, il secondo consente alle Aziende di eliminare le attività senza valore aggiunto e raggiungere l’obiettivo più ambizioso rappresentato dalla Gestione per processi, oltre a rispettare le normative in vigore.

Vediamo come.

Dalla Conservazione Sostitutiva alla Gestione per Processi passando per la Gestione Documentale

Sono tre gli obiettivi che un Azienda può gradualmente raggiungere percorrendo la strada tracciata dalla Conservazione Sostitutiva:

1. Digitalizzare i documenti fiscali
   Le nuove leggi ci permettono di sigillare i documenti aziendali con la firma elettronica, la marcatura temporale, dando loro validità giuridica e fiscale. Questo è il ruolo assegnato alla Conservazione Sostitutiva.
2. Eliminare completamente la carta
   Il processo di digitalizzazione deve avvenire una tantum e l’informazione deve essere gestita in un ottica di collaborazione digitale. Per raggiungere questo obbiettivo ci è di aiuto il software di archiviazione documentale. Ma questo argomento lo tratterò nei prossimi post.
3. Gestire l’Azienda con i processi
   Grazie alla Gestione per Processi le attività da svolgere, le informazioni ed i documenti necessari sono raggruppati e portati direttamente sulla nostra scrivania elettronica, sia essa un PC, un tablet o uno smartphone. Non è più necessario inseguire le persone, le informazioni e i documenti, ottimizzando il lavoro attraverso un metodo organizzato frutto di un valido Gestore dei Processi.

La Conservazione Sostitutiva diventa l’occasione e il motore per organizzare al meglio il proprio lavoro e quello dei nostri collaboratori.

Il vantaggio competitivo

Completare il percorso fino alla gestione per Processi, non limitandosi a raggiungere l’obbiettivo della Conservazione Sostitutiva, significa maturare un decisivo vantaggio competitivo nell’ambito dell’organizzazione aziendale come ad esempio:

• nei reparti di gestione tecnica o progettazione
• nei processi di business (acquisti, fornitori, ordini, note spese, gestione contratti)
• nella formazione
• nella qualificazione DPR 34/2000
• nel sistema qualità (ISO9001:2000 – VISION 2000)
• nei piani qualità e controllo
• nell’outsourcing
• nel CRM
• nella gestione sicurezza e privacy (L196)
• nei reparti di sicurezza e ambiente

La gestione digitale dei documenti incarna un vero e proprio sistema proattivo, capace di trasformare la tua azienda e renderla capace di reagire velocemente e in modo organizzato agli stimoli che la raggiungono ogni giorno.

File sharing aziendale con ARXDrive

ARXDrive è la soluzione di File Sharing del Software di gestione documentale ARXivar. Permette di condividere e sincronizzare i documenti in qualunque momento, luogo e con qualunque dispositivo (PC, Tablet o Smartphone) in completa sicurezza. Anche in assenza di connettività è possibile accedere ai propri documenti e di archiviarne di nuovi.

Articoli correlati:

Gestione documentale ARXivar, conservazione elettronica e fatturazione alla PA

File sharing aziendale con ARXDrive

Fonti

• “Basta parlare di conservazione sostitutiva”
• “Fattura elettronica e Pa. Un miliardo di euro di risparmi possibili per la Pubblica Amministrazione”
• Portale Conservazione-sostitutiva

Eventi

Evento ARXivar Ottobre 2015 – considerazioni e novità

Evento ARXivar Next Year, release 6.0