ARXivar Next Year 24-25 Settembre 2015 Novità e release 6.0

Ho partecipato all’evento organizzato da AbleTech nella bellissima cornice dell’Hotel Mediterraneo di Firenze. Tante le tematiche affrontate nella due giorni di lavoro e le novità legate al prossimo rilascio della nuova versione di ARXivar 6.0

Vi racconto brevemente le news e le novità più salienti emerse dall’incontro.

Fatturazione elettronica: prossime scadenze 

•  Agosto 2016 – le Pubbliche Amministrazioni non potranno più produrre e conservare documenti in formato cartaceo.

• 1° luglio 2016 – verrà reso disponibile gratuitamente da parte dell’Agenzia delle entrate, il servizio base per la predisposizione del file contenente i dati della fattura, il suo invio e la conservazione delle fatture elettroniche

• 1° gennaio 2017 – in via opzionale, l’invio telematico all’Agenzia delle entrate dei dati di tutte le fatture (e relative variazioni), emesse e ricevute, anche mediante Sistema di Interscambio

• Dal 2017 –  i vantaggi, per chi aderisce, sono il venire meno degli obblighi di comunicazione relativi al cosiddetto “spesometro” e alle “black lists” e i contratti di leasing. Inoltre, chi aderisce beneficierà di rimborsi Iva più veloci.

Si ipotizza di estendere l’obbligatorietà della fatturazione elettronica tra i privati già nel 2017 ma tavoli tecnici sono ancora aperti per definire i soggetti fornitori e le modalità concrete di erogazione dei servizi.

Cosa chiedono le Aziende a una soluzione documentale?

I clienti richiedono che sia semplice da utilizzare e da implementare. Questo dato risulta dall’ultima analisi effettuata sul proprio parco Clienti da Able Tech.

Le Aziende si attendono inoltre:

• Un miglioramento significativo della comunicazione interna ed un risparmio significativo dei tempi di esecuzione dei processi dell’utente.
• La centralizzazione della gestione dei documenti con una conseguente ottimizzazione dei processi di stampa, recupero e sicurezza dei documenti aziendali.

La digitalizzazione dei documenti e dei processi aziendali

Sono stati individuati differenti approcci nelle Aziende per affrontare la digitalizzazione dei documenti e dei processi aziendali:

• Approccio normativo: la digitalizzazione come obbligo – il documento elettronico come necessità connessa all’evoluzione normativa.
• Approccio operativo: la digitalizzazione come occasione di efficienza operativa – il progetto di dematerializzazione come occasione di ripensamento dei processi operativi di gestione del documento (scansione, archiviazione etc). Normalmente i processi coinvolti sono i processi operativi.
• Approccio organizzativo: la digitalizzazione come occasione di efficienza/efficacia dei processi end-to-end. I processi coinvolti sono i processi operativi, gestionali e manageriali

Archiviazione dei documenti attivi e passivi

La documentazione amministrativa deve essere gestita e archiviata in modo semplice e immediato per gli utenti coinvolti nel processo.

Documenti attivi – semplicità operativa: i documenti passano in maniera del tutto automatica dal gestionale o ERP ad ARXivar senza che l’operatore debba fare alcuna operazione.

Documenti passivi – al momento della registrazione del documento nel sistema gestionale il connettore ARXivar è in grado di intercettare i dati di profilazione e stampare una etichetta che riporta tutti di dati di contabilizzazione (nel caso delle fatture) affiancati ad un barcode. L’etichetta sostituisce interamente la timbratura e l’apposizione manuale dei dati di contabilizzazione. L’operatore applica l’etichetta sulla prima pagina del documento appena registrato ed è pronto per una nuova registrazione.

Terminate le operazioni di registrazione TUTTI i documenti possono essere scansionati MASSIVAMENTE in una unica operazione. ARXivar si preoccuperà di separare i documenti tra di loro ed associarli alla corretta registrazione.

Novità tecniche release 6.0

Tantissime le novità di release presentate e che vedranno la luce nella nuova versione di ARXivar

• ARXDrive – strumento di sincronizzazione dei dati aziendali sulla falsariga di Dropbox ma intimamente connessa con le impostazioni e le configurazioni tipiche di ARXIVAR.

• Interfaccia Web – completamente responsive (adattabile a tutti i dispositivi) e progressivo abbandono del client tradizionale a favore dell’ambiente WEB e Mobile

• Modalità di lavoro (anche offline), replica delle copie dei documenti in locale.

• Revisione dell’ambiente Mobile con maggiori possibilità di personalizzazione delle maschere di ricerca e vista.

Conclusioni

L’evento “ARXivar next year” ha toccato in modo concreto l’evoluzione della gestione documentale e l’impatto imposto dalle prossime scadenze normative. E’ sempre interessante confrontarsi con persone impegnate nello sviluppo dell’applicazione.

Attendiamo l’uscita della nuova release 6.0 che mira a soddisfare sempre di più le esigenze dei Clienti in vista delle prossime sfide imposte dal mercato.