Gestione documentale per aziende ed Enti pubblici
Nella tua azienda circolano migliaia di documenti che devi stampare, archiviare e ricercare ogni giorno. Con un software di gestione documentale puoi risparmiare tempo e denaro. Vediamo come.
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Quali sono i punti di forza di un sistema di gestione documentale?
I vantaggi di un sistema di gestione documentale sono tanti, a partire dalla fruibilità delle informazioni, la sicurezza e affidabilità, la facilità di utilizzo.
E’ disponibile su tutti i dispositivi
Un software di gestione documentale, come ARXivar, consente di garantire l’accessibilità delle informazioni da qualsiasi device (PC, portatile, tablet o smartphone) e ovunque ci si trovi.
E’ sicuro e affidabile
Le impostazioni di sicurezza e di protezione dei documenti sono semplici ed efficaci. Consentono di definire chi, quando e cosa rendere visibile e modificabile.
E’ Facile e Pratico
Come esempio, mostro le funzionalità del software di gestione documentale ARXivar. Grazie alla sua interfaccia semplice ed intuitiva, è facile da usare e immediato. Può diventare da subito uno strumento di lavoro utile e pratico.
Il pregio di questa piattaforma? Tutti i file: testo, immagine, musica, video, spool di stampa sono disponibili in un unico luogo, ben organizzati e indicizzati. Grazie alle ricerche interna puoi trovare quello che ti serve risparmiando tempo. Inoltre con questo software applicativo puoi anche creare documenti aziendali con standard particolari: crei, archivi e proteggi i tuoi documenti.
Obiettivi
La gestione documentale, con un software documentale come Arxivar, aiuta proteggendo le tue informazioni e aumentando l’efficienza della tua organizzazione.
Come? Centrando gli obiettivi come, ad esempio:
- Riduzione della carta.
- Conservazione sostitutiva elettronica dei documenti fiscali.
- Gestione di tutti i documenti fiscali in formato digitale.
- Ricerca delle informazioni precisa e veloce.
- Eliminazione dell’archivio cartaceo.
- Condivisione dei documenti con i miei clienti e fornitori.
- Raccolta digitale delle firme delle consegne.
- Distribuzione dei cedolini e dei documenti dal proprio sito Web.
- Gestione digitale dei rapportini di intervento.
Quali sono gli ambiti di utilizzo di un sistema di gestione documentale?
Ecco alcuni ambiti nei quali il software di gestione documentale può contribuire ad ottimizzare il flusso delle informazioni e la loro condivisione.
- Amministrazione (Cliclo Attivo e Passivo).
- Vendite (Gestione Offerte, Richieste, Solleciti di pagamento, Circolari, Contratti).
- Qualità (Approvazione, Controllo, Resi, Gestione Reclami).
- Acquisti (Approvazione Ordini, Scadenziario, Gestione gare d’appalto).
- Ufficio personale (Documenti dei candidati, Approvazioen Ferie e Permessi, Distribuzione Circolari, Comunicazione ai dipendenti).
- CRM (Gestione rubriche, Attività di recalling, Mailing e Newsletter, Gestione di comunicazioni commerciali e promozioni).
- Aziende informatiche (Richieste di assistenza, Gestione di progetti di sviluppo, Gestione Ordini).
- Conservazione (Archiviazione e conservazione del ciclo attivo e passivo, Recupero dello spazio, Riduzione del tempo di archiviazione, Gestione scadenze e rinnovi dei contratti).
In seguito alcuni approfondimenti degli ambiti di utilizzo.
Gestire e coordinare l’utilizzo dei documenti in azienda
Le funzionalità di un software di gestione documentale, permettono di ottimizzare i processi di gestione interna dei documenti. Per vedere come è possibile gestire e coordinare l’utilizzo dei documenti in azienda, collegati al seguente post in cui ho descritto un caso di studio.
In Atc Service organizziamo periodicamente Eventi ed Incontri per presentare il programma e le sue potenzialità.
Gestire la fatturazione elettronica
Le aziende sono obbligate ad emettere le fatture in formato elettronico verso la Pubblica Amministrazione e nelle relazioni tra le imprese, accanto a quella già obbligatoria verso la PA.
Con un sistema di gestione documentale è possibile gestire l’invio, la ricezione e la conservazione delle fatture in formato elettronico. Per approfondire l’argomento e scoprire i vantaggi del servizio Invoice Xchange (IX), per trasmettere e ricevere la fattura elettronica B2B, puoi collegarti al seguente post.
Approfondimenti sulla Fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva a norma di Legge
Per approfondimenti sulla fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva a norma di legge, collegati alla pagina dedicata.
Tracciare gli invii e monitorare le visualizzazioni delle E-mail
Condividere informazioni in modo rapido e sicuro è uno degli aspetti più importanti per le aziende. Tracciare gli invii di documenti ufficiali o privati, monitorarne le visualizzazioni ed impedirne l’accesso dopo la scadenza o dopo un determinato numero di aperture sono esigenze sempre più sentite.
ARXLink, la soluzione di ARXivar: il sistema di gestione documentale, consente di inviare documenti tramite email in modo sicuro come link interno al messaggio di posta elettronica. Per scoprire come tracciare gli invii e monitorare le visualizzazioni dei tuoi messaggi, collegati al seguente post.
Gestire gli ordini e i DDT
Il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione sta prendendo una forma sempre più completa. PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) è il progetto nato nell’ambito del Programma Quadro per la Competitività (CIP) e l’Innovazione della Commissione Europea.
In Italia la regione Emilia Romagna fa da apripista nell’adozione del progetto. Questo richiede l’adeguamento non solo della PA emiliano-romagnole ma anche dei loro fornitori che dovranno riceve gli ordini e inviare i DDT secondo i canali e nei formati stabiliti dalla normativa.
Il software di gestione documentale ARXivar ha aggiunto al suo portale IX per l’invio e la gestione della Fatturazione Elettronica, la funzionalità per la gestione degli scambi di ordini e DDT con le Pubbliche Amministrazioni dell’Emilia Romagna.
Il servizio IX per PEPPOL ti permette di ricevere gli ordini dalle PA ed inviare i Documenti di Trasporto in formato XML PEPPOL.
Puoi leggere cos’è PEPPOL e a chi si rivolge, in questo articolo di approfondimento.
Gestire la firma elettronica e digitale
La Firma Elettronica è l’equivalente informatico di una tradizionale firma autografa apposta su carta. Secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale, la firma elettronica rappresenta un processo di calcolo. Il processo di firma elettronica produce un documento informatico siglato che attesta la volontà di una persona a sottoscrivere il documento originario a cui è stato applicato.
Con un sistema di gestione documentale, come ARXivar, puoi gestire la firma elettronica e la marcatura temporale dei documenti. In questo post ti spiego come.
Conservare i documenti digitali in azienda
Il processo di conservazione dei documenti digitali è denominato “conservazione elettronica a norma” o “conservazione sostitutiva”. Con il termine si definisce l’insieme di processi organizzativi e procedure informatiche che garantiscono valore legale e fiscale ai documenti informatici nel tempo, eliminando i documenti cartacei e ottimizzando i processi all’interno dell’azienda.
Gestire la nuova normativa sulla privacy (GDPR)
ARXivar garantisce la conformità al GDPR attraverso la gestione delle Informazioni e dei processi aziendali. In seguito i dettagli.
Gestione riservatezza e accesso ai dati
- Documenti crittografati accessibili solo tramite repository ARXivar.
- Gestione dei log sulle singole attività eseguite.
- Creazione di livelli autorizzativi, configurabili in base a utenti/gruppi/ruoli specifici, classi documentali/stati del documento e aree aziendali.
- Gestione versioning.
Accountability
ARXivar permette di gestire tutto il ciclo di vita delle informazioni del Sistema:
- creazione;
- approvazione;
- pubblicazione;
- condivisione;
- modifica e relativo tracciamento delle revisioni.
Tutte le procedure di gestione e i relativi documenti, sono conservate, sempre disponibili e condivise in modo controllato.
Privacy Impact Assesment (PIA)
Con ARXivar è possibile definire le politiche di Privacy Impact Assesment (PIA) e valutazione e gestione dei rischi del singolo trattamento, attraverso la corretta configurazione dei processi aziendali. ARXivar permette di impostare scadenze di verifica, classificando i rischi secondo le variabili di impatto e probabilità.
- Richiesta implementazione PIA.
- Redazione documento PIA in base a template predefinito.
- Approvazione delle Aree Competenti.
- Validazione finale DPO.
- Modifica del documento con versioning.
Gestione processo Data Brech
- Integrazione con tutte le applicazioni aziendali in uso per una gestione puntuale delle violazione dati.
- Redazione comunicazione all’Autorità competente in base a template predefinito.
- Invio comunicazione agli interessati.
- Gestione della risoluzione del Data Breach.
- Eventuale riclassificazione del rischio su di uno specifico trattamento.
IX: i servizi in Cloud
Riassumiamo in questo paragrafo i servizi in Cloud di Abletech per la trasmissione dei dati fattura e delle liquidazioni IVA, la gestione delle fatture alla Pubblica Amministrazione e tra aziende private, la conservazione dei documenti a norma di Legge e per la gestione delle email Pec.
Articoli di approfondimento sui servizi in outsourcing
In seguito gli articoli di approfondimento per i servizi:
- IX-FE: fatturazione elettronica: le novità per le imprese;
- IX-CE: conservazione sostitutiva dei documenti informatici;
- IX-PEC & IX-TD: Come gestire e coordinare l’utilizzo dei documenti con ARXivar [Caso di studio]
Conosciamo meglio il software di gestione documentale ARXivar
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