Archiviazione documentale: ARXDrive il file hosting aziendale

Il 10 Novembre 2015 ho partecipato al seminario on line tenuto da Giuliano Roversi, Senior Software Developer di AbleTech. Giuliano ci ha illustrato l’ultima realizzazione di AbleTech, sull’archiviazione documentale.

 

Un anticipo delle potenzialità del servizio ci era già stato offerto al consueto appuntamento ARXIVAR NEXT YEAR tenutosi a Firenze lo scorso Settembre.

Cos’è ARXDrive

ARXDrive è la soluzione di File Sharing del Software di archiviazione documentale ARXivar che ci permette di condividere e sincronizzare i documenti in qualunque momento, luogo e con qualunque dispositivo (PC, Tablet o Smartphone). Anche in assenza di connettività è possibile accedere ai propri documenti e di archiviarne di nuovi.

Sicurezza e controllo delle informazioni

La sicurezza e il controllo sono le priorità di ARXivar e ARXDrive non fa eccezione. ARXDrive, nella versione installabile, permette la creazione di una partizione disco con il nuovo standard di sicurezza e criptatura AES a 256 bit, garantendo l’inviolabilità dei dati.

ARXDrive eredita l’organizzazione delle cartelle dai criteri di fascicolazione impostati su ARXivar.
Regole di accesso, profilazione e sincronizzazione sono applicate alle cartelle così come agli utenti e ai gruppi abilitati alla sincronizzazione dei fascicoli.

       

I documenti non possono essere modificati ne eliminati senza autorizzazione. Questo aspetto rende ARXDrive diverso dai software di File Sharing in commercio. I nostri file sono condivisi e protetti anche quando siamo in mobilità!

I vantaggi di ARXDrive

ARXDrive ci permette di:

• avere i documenti aziendali sempre disponibili;
• modificare e visualizzare le revisioni apportate al documento da altri utenti;
• recuperare versioni precedenti;
• modificare il documento off line e sincronizzare la nuova versione una volta on line;
• accedere agli allegati del documento, alle note e a tutte le funzioni tipiche della gestione documentale di ARXivar senza avere ARXivar;
• fare il check out dei documenti per bloccarli e impedirne la revisione;
• utilizzare il semplice e potente motore di ricerca di ARXivar per cercare i documenti.

Il tutto con la garanzia che i documenti aziendali non vadano persi o modificati, perdendo informazioni importanti per l’azienda. Le informazioni sono sempre allineate e sincronizzate fra ARXivar e la suite di file hosting.

Esempio di cartella sincronizzata ARXivar – ARXDrive

Ulteriori personalizzazioni possono essere apportate ai nomi dei fascicoli per renderli identici ai nomi con cui siamo abituati a vederli nelle nostre directory. Il tutto assegnando un “alias” al fascicolo di Arxivar.

Una volta installato il programma e definite le cartelle da tenere sincronizzate, possiamo utilizzare gli strumenti di sicurezza di ARXivar per definire chi può operare sulle cartelle pubblicate.

Come installare ARXDrive

Ho utilizzato la soluzione ARXDrive. È facile da utilizzare. Sono abituato ad utilizzare la gestione delle cartelle di windows per organizzare i miei documenti e quelli aziendali. Minimo impatto formativo e in pochi minuti ero già operativo. Dopo aver installato l’applicazione sul mio PC ho avuto accesso immediato ai dati.

1. Sul mio PC, nella gestione risorse, è apparsa la partizione criptata di ARXDrive
   
2. Con l’ applicazione web (ARX Drive Portal), realizzata con HTML5, posso accedere ai miei dati da qualunque browser, senza installare nessun Plugin.
3. Attraverso due APP per dispositivi IOS e Android ho la completa accessibilità in consultazione dei miei documenti anche in mobilità.

Archiviazione documentale ARXdrive: conclusioni

ARXDrive è il tassello mancante della soluzione ARXivar per l’archiviazione documentale. La semplicità di utilizzo, che richiama la struttura ad albero delle cartelle di Windows, e gli elevati standard di sicurezza rendono questa soluzione ideale per le aziende.

I costi? Una singola licenza nominale di ARXDrive ci permette di avere tre accessi simultanei sui citati dispositivi, garantendoci così grande duttilità di utilizzo.

Rimango a tua completa disposizione per ulteriori chiarimenti.

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