Cos’è un software di gestione documentale e quali sono i vantaggi per le imprese

by Daniele Andreani

in Gestione Documentale

Il 28 Ottobre presso la nostra sede di Atc Service a Pavia, si è tenuto l’evento: “ARXivar efficienza e sicurezza delle informazioni aziendali”.
Daniele Zorzoli, Business Development Manager, relatore dell’evento, ha presentato la piattaforma, mostrando i vantaggi e i risultati che si possono ottenere da un software di gestione documentale.

Cos’è un software di gestione documentale e quali sono i vantaggi nell’utilizzo?

Le Aziende operano in un ecosistema sempre più complesso fatto di informazioni, documenti e processi aziendali.

L’abilità di eccellere nei processi di business è una delle leve per ottenere o mantenere il vantaggio competitivo che passa dalla capacità di adattarsi ai cambiamenti.

Cos’è ARXivar?

ARXivar è la piattaforma italiana di ECM (Enterprise Content Management: strumenti che gestiscono la documentazione prodotta e ricevuta all’interno dell’azienda) e BPM (Business Process Management: attività che definiscono, ottimizzano e monitorano i processi aziendali) che misura e governa il ciclo di vita di contenuti e informazioni, trasformandole in conoscenza.

Le informazioni sono rappresentate da qualunque dato strutturato o destrutturato, documento o generico file informatico, che abbia un valore di business per l’azienda.

Governare il ciclo di vita significa poter gestire processi strutturati, collaborativi e misti, all’interno o all’ esterno dell’azienda, fornendo ad ogni utente coinvolto, tutti gli strumenti necessari per portare a termine le proprie attività, in linea con le procedure previste.

Misurazioni qualitative, quantitative e sui tempi permettono di evidenziare le performance di processo, eventuali colli di bottiglia e margini di miglioramento in qualunque ambito gestito.

Cos’è e come usare ARXivar?

Archivia, centralizza, organizza le informazioni e i documenti aziendali, rendendoli accessibili da qualsiasi dispositivo.

ARXivar quindi non è solo un repository nel quale vengono memorizzate informazioni e documenti ma un vero e proprio gestore di tutto il ciclo di vita, a partire dalla creazione e cattura alla spedizione e condivisione.

In quali ambiti utilizzare un software di gestione documentale ?

Può essere impiegato in qualunque ambito aziendale: ovunque ci siano informazioni, documenti e processi da gestire. In seguito i dettagli.

Come approcciare il governo dei processi aziendali

La corretta organizzazione dei processi è una parte essenziale del lavoro dell’impresa, per individuare eventuali aree di inefficienza e trovare alternative all’organizzazione del lavoro.
ARXivar gestisce:

Processi strutturati: nei quali viene predefinito chi fa cosa, come, quando, con quali vincoli e con quale risultato atteso.
Processi collaborativi: sono l’alter ego dei processi strutturati, nei quali si lascia liberta agli utenti di agire in base al proprio know-how.

ARXivar permette di gestire anche processi misti, dove gli utenti possono operare in piena libertà (collaboration) ma nell’ambito di processi strutturati.

La gestione della fatturazione elettronica B2B con ARXivar

Attraverso uno strumento di gestione come ARXivar, si possono interpretare e leggere i dati della fattura elettronica.

Il servizio Invoice Xchange

Il servizio di Invoice Xchange (IX) permette la gestione di tutte le fasi di trasmissione e ricezione della fattura elettronica:

genera la fattura tramite la compilazione manuale o trasformando la fattura PDF in XML;
firma in digitale la fattura;
trasmette la fattura SDI e gestire ricevuto o notifiche di ricezione;
conserva a norma le fatture;
ricerca e consulta le fatture emesse, corredate dai messaggi e dalle notifiche del SDI, da qualsiasi dispositivo mobile.

Per maggiori approfondimenti sul servizio Invoice Xchange, leggi l’articolo: “le novità sulla fatturazione elettronica B2B”

Condivisione e sincronizzazione dei documenti con ARXdrive

ARXdrive permette di sincronizzare e condividere documenti aziendali con le cartelle del proprio “esplora risorse” locale, operando anche offline, sfruttando tutte le funzionalità di ARXivar (in particolare il controllo sui documenti, relazioni, versioning, inserimento, gestione, modifica e workflow).

Per scoprire come funziona il servizio, collegati alla pagina: ARXdrive.

Tracciare gli invii e monitorare le visualizzazioni delle email

Condividere informazioni in modo rapido e sicuro è uno degli aspetti più importanti per le aziende. Tracciare gli invii di documenti ufficiali o privati, monitorarne le visualizzazioni ed impedirne l’accesso dopo la scadenza o dopo un determinato numero di aperture sono esigenze sempre più sentite.
ARXLink consente di inviare documenti tramite email in modo sicuro come link interno al messaggio di posta elettronica. Per approfondimenti collegati alla pagina: ARXlink.

La gestione degli ordini e DDT con PEPPOL

Il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione sta prendendo una forma sempre più completa. PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) è il progetto nato nell’ambito del Programma Quadro per la Competitività (CIP) e l’Innovazione della Commissione Europea.

In Italia la regione Emilia Romagna fa da apripista nell’adozione del progetto. Questo richiede l’adeguamento non solo della PA emiliano-romagnole ma anche dei loro fornitori che dovranno riceve gli ordini e inviare i DDT secondo i canali e nei formati stabiliti dalla normativa. Clicca su PEPPOL per approfondire l’argomento.

Conclusioni

ARXivar permette di archiviare in un unico sistema qualunque tipo di informazione: documenti Office, mail, PEC, fax, file, documenti cartacei, disegni, film, musica, immagini etc. e gestire la sicurezza, il flusso dei processi (Workflow), la distribuzione e la firma digitale. Un unico punto di partenza per la creazione dei documenti in azienda. ATC Service è Business Partner ARXivar, per la gestione documentale Pavia.