Evento ARXivar e certificazione ISO 9001

Ho partecipato il 19 Maggio 2016 a Milano all’evento organizzato da Abletech, sulla nuova normativa della certificazione ISO 9001:2015.

Durante l’incontro è stato mostrato come implementare nuovi processi con ARXivar, il software di gestione documentale realizzato da AbleTech, per rendere più efficace il coordinamento delle azioni e delle informazioni nel quadro dell’applicazione del Sistema di Qualità.

L’evento è stato condotto da Marco D’Ignazi, Project Manager in Abletech da 6 anni. Insieme ad Abletech, Marco ha pensato di fornire utili strumenti standard ai responsabili aziendali della Qualità, non solo per la creazione del manuale e dei documenti indispensabili alla certificazione ISO 9001, ma soprattutto nel monitoraggio e nel controllo dei processi sottesi all’applicazione delle azioni richieste dalla Certificazione.

Questo obiettivo è stato raggiunto implementando nel software di gestione documentale un sistema integrato di Workflow.

La nuova normativa

La nuova normativa sulla certificazione ISO 9001:2015 prevede tra le tante novità:

• semplificazione della documentazione. E’ concessa una maggiore flessibilità alle aziende nella scelta della profondità e dettaglio per la documentazione da produrre;
• maggiore attenzione, applicazione e sviluppo dei processi di certificazione. La misura delle prestazioni, la definizione dei ruoli e delle responsabilità insieme ad una precisa e dettagliata attenzione al controllo dei processi sono la risposta della Normativa a quadro di crescente competitività in cui operano le aziende oggi;
• forte attenzione alla gestione del rischio con lo scopo di migliorare la risposta dell’azienda in un ottica di miglioramento dei processi.

Per l’azienda è importante condividere tutti i documenti riguardanti la gestione dei rischi, le azioni preventive o contenitive e le attività dell’impresa. Quindi è necessario dematerializzare i documenti e digitalizzare i processi.

La Qualità presuppone la conoscenza del contesto della propria azienda. Bisogna conoscere i clienti, i fornitori, i collaboratori, la politica e l’ambiente. Solo dopo si possono implementare i nuovi workflow di ARXivar. Questa implementazione ti permette di:

• Gestire il rischio.
• Raccogliere i documenti.
• Standardizzare i processi.

Di seguito ti descrivo i punti che sono parte integrante della nuova normativa.

Come gestire il rischio

Cos’è un rischio e come si gestisce? Un rischio è un evento incerto che in base alla metodologia di gestione può diventare per l’azienda un pericolo o un’opportunità. I responsabili di tutti i reparti dell’azienda, per ogni attività, devono individuare i rischi valorizzando tre caratteristiche:

1. probabilità che si verifichi;
2. impatto che provoca, indicato su una scala da 0 a 10;
3. gravità o classificazione, che indica quali metodologie devo attuare per limitarne l’impatto. Questo valore si trova moltiplicando i primi due.

Per la gestione del rischio, è necessario e opportuno gestire delle attività che permettono:

1. la prevenzione, per assicurarsi che l’evento non si ripresenti;
2. la riduzione, per limitarne l’impatto se si dovesse ri verificare;
3. il trasferimento, per trasferirne l’impatto e la gestione a soggetti esterni;
4. l’ accettazione delle conseguenze, non si appesantisce la struttura di attività perché il rischio è caratterizzato da bassa probabilità.

ARXivar aiuta le aziende per la certificazione ISO tramite l‘utilizzo di workflow che ti permettono di valutare e classificare il rischio secondo i criteri elencati e di impostare le scadenze di verifica. Di seguito ti propongo uno schema simile al workflow di ARXivar.

Questo workflow inizia con la creazione del documento sul rischio preso in considerazione da parte di un dipendente che svolge un’attività. Prima della successiva fase bisogna verificare il documento.

Al termine si manda alla persona A per l’assegnazione della verifica, essa può decidere se continuare o ignorare il documento. Nel caso voglia continuare, assegna il compito di gestione del rischio ad una persona C. Nel caso lo ignori, si passerà ad una seconda persona B che pensa al sollecito per la gestione del rischio indicato.

La persona B decide se assegnare la gestione o ritenerla corretta. Se decide di assegnarlo, il workflow migrerà il suo flusso alla persona C, che deve fornire una gestione del rischio. Se la persona B ritiene che l’attuazione è completata si rimanderà in un punto del flusso che coincide con l’approvazione da parte della persona C.

La persona C può decidere se gestire o ritenere impossibile la gestione del rischio. Nel primo caso lo manda ad una persona E che lo valuta e crea la documentazione ufficiale.  Nel secondo caso il flusso riparte dalla persona A.

Come raccogliere i documenti

La Qualità è una serie di processi che un’azienda deve attuare per far si che rispetti le normative per la certificazione ISO 9001. È formata da quattro aspetti:

• la conformità del prodotto. Il prodotto deve rispettare le caratteristiche standard;
• la soddisfazione del cliente. Processo che permette di ricavare il livello di soddisfazione del cliente tramite questionari, quantità di resi e modulo di reclamo;
• la tracciabilità. Ogni responsabile del reparto deve tracciare tutte le attività che fanno i dipendenti;
• il miglioramento continuo. È uno dei processi più importanti perché permette di ottimizzare l’azienda percependo e correggendo eventuali errori.

La tecnica più utilizzata per il miglioramento continuo è la ruota di Deming. Un ciclo di quattro operazioni che deve essere ripetuto con continuità. Questi quattro processi sono alla base di qualsiasi certificazione sulla Qualità.

1. Pianifico il processo e tengo traccia delle varie attività.
2. Eseguo ciò che ho pianificato.
3. Controllo i processi, eventuali errori e verifico se il piano è stato seguito. Produco un report di azioni da compiere.
4. Attuo le azioni prescritte nel report. Rilevo dei possibili miglioramenti od ottimizzazioni da pianificare nel ciclo successivo.

Questi quattro processi producono una serie di documenti cartacei. Per verificare se si hanno i requisiti necessari per certificarsi, si effettua una procedura chiamata audit. L’audit può essere interno o esterno. Per entrambi i processi la reperibilità tempestiva dei documenti è alla base del processo di controllo. Dopo l’approvazione dell’audit, si scrive il manuale della Qualità, accessibile a tutti i componenti dell’azienda.

Con ARXivar i processi possono essere eseguiti limitando la perdita di tempo per la ricerca dei documenti. Il software funziona come un repository ottimizzato per la ricerca, oltre ad utilizzare il workflow che genera e gestisce questi processi.

Come standardizzare i processi

In tutte le normative 9001 si richiede ai vari reparti di dare ai processi aziendali una definizione e un utilizzo efficace e coerente al contesto. È importante conoscere anche la suddivisione delle tipologie dei processi aziendali.

• Processi di business: sono decisionali e di produzione, legati al business dell’azienda e che riguardano la creazione dei prodotti o dei servizi.
• Processi di supporto: sono interni e necessari all’erogazione dei prodotti/servizi. Alcuni esempi sono l’IT, l’HR, la gestione della documentazione, la gestione delle risorse, l’amministrazione etc.
• Processi di controllo: pilotano e aiutano a governare l’azienda. Sono quelli che permettono il monitoraggio, i consumer satisfaction, i reclami, gli audit interni, la gestione azioni preventive, le non conformità, la gestione del rischi etc.

Per ampliare la tua conoscenza sulla standardizzazione dei processi ti consiglio di leggere l’articolo sulla gestione dei processi del ciclo commerciale in azienda.

ARXivar e certificazione ISO 9001: le conclusioni

Hai tempo fino all’autunno del 2018 per concludere il processo per la certificazione ISO 9001:2015.

In questo post ti ho mostrato alcuni punti fondamentali che servono alla tua azienda come la standardizzazione dei processi, la gestione dei rischi e la reperibilità dei documenti.

Marco D’Ignazi, Project Manager in Abletech, ha illustrato questi argomenti utilizzando ARXivar. L’utilizzo corretto del software non permette solo la certificazione, ma anche di ottimizzare i flussi aumentando la rapidità della risoluzione dei problemi, accelerando la formazione del personale e agevolare la ricerca dei documenti.