Evento ARXivar Maggio 2016: la gestione dei processi aziendali

Il 19 Maggio, ho partecipato all’evento a Milano sulla gestione dei processi aziendali. Alberto Carrai, direttore commerciale presso AbleTech e relatore dell’evento, ha presentato la piattaforma ARXivar mostrando i vantaggi e i risultati che si possono ottenere da un software di gestione documentale.

Vi racconto le news e le novità più salienti emerse dall’incontro.

Come nasce e cos’è ARXivar

ARXivar nasce nel 2001 da un’idea di Claudio Vigasio. Claudio lavorava in un’azienda che non utilizzava un software di gestione documentale. La sua decisione di implementarne uno di proprio pugno ha fatto nascere ARXivar.

ARXivar non è solo un software di gestione documentale. Permette di digitalizzare e archiviare in un unico sistema qualunque tipo di informazione. Gestisce la sicurezza, il flusso dei processi (workflow) e la distribuzione dei documenti all’interno dell’azienda. Grazie ad ARXivar puoi ?rmare in modo digitale i documenti e associare documenti tra di loro, fascicolarli e relazionarli.

Ogni documento, qualunque sia la sua natura, determina l’attivazione di eventi o procedure. Le modalità di gestione assumono un’importanza fondamentale nella strategia operativa dell’impresa.

ARXivar permette di gestire  diversi aspetti dell’azienda. Tra i più comuni:

• la sicurezza dei dati;
• l’archiviazione del ciclo attivo e passivo;
• la fatturazione elettronica e la conservazione a norma;
• la condivisione delle informazioni e la gestione dei processi aziendali;
• l’archiviazione condivisa delle E-mail aziendali, delle PEC e delle loro ricevute di ritorno.

Per le aziende certificate ISO 9000 che vogliono regolare la creazione dei documenti secondo i nuovi standard ISO9001:2015, gestendone le diverse revisioni, ARXivar diventa il punto di partenza per la creazione dei documenti.

ARXivar nel contesto storico che stiamo vivendo

Non esistono aziende totalmente digitali. ARXivar si pone come elemento di raccordo tra il mondo cartaceo e i software già presenti in azienda (software gestionali, software CRM, etc.). L’avvento del Cloud, della firma digitale, della fatturazione elettronica tra aziende impongono un continuo aggiornamento a cui le aziende devono adeguarsi in un ottica di dematerializzazione e gestione dei processi.

La gestione dei processi aziendali con ARXivar

ARXivar nasce come software di gestione dei processi aziendali (workflow management).

Gestire i processi aziendali attraverso strumenti, tecniche di workflow management, permette non solo di raggiungere l’obiettivo prefissato ma anche di misurare, controllare e raccogliere dati per migliorare l’efficienza aziendale e raggiungere nuovi obiettivi di business. ARXivar utilizza uno strumento di modellazione dei processi che permette di adattarsi in modo completo e flessibile ai macro obbiettivi dell’organizzazione aziendale.

Al contempo l’adozione di un processo strutturato e digitale crea valore per il servizio offerto al cliente.

Grazie all’utilizzo della gestione per processi, si possono approvare progetti, gestire le richieste d’ordine, approvare il pagamento delle fatture fornitori, implementare la gestione della qualità ISO 9001:2015, gestendo le azioni correttive, validare le richieste di acquisto e gestire il recupero dei crediti. Infatti:

• un processo è composto da una serie di attività;
• queste attività sono relazionate una all’altra e sono organizzate;
• tutte le attività convergono verso uno scopo comune;
• i processi coinvolgono più persone che lavorano in modo coordinato.

Le novità del 2016

Durante l’evento sono state presentate le novità del 2016. Tra le tante presentiamo quelle più rilevanti:

• ARXDrive è la soluzione di File Sharing del Software di archiviazione documentale ARXivar. Permette la condivisione e la sincronizzazione dei documenti in qualunque momento, luogo e con qualunque dispositivo sia esso PC, Tablet o Smartphone. Anche in assenza di connettività è possibile accedere ai propri documenti e di archiviarne di nuovi.

• ARXKPI permette il monitoraggio e la misurazione dei processi, analizzare in tempo reale come funziona l’azienda, individuare eventuali colli di bottiglia e attivare in run-time azioni correttive o migliorative.

• ARXSocial: permette di contestualizzare e organizzare documenti e informazioni inserendo un #hasthag al loro interno o nei campi di profilo. Un esempio? Documenti ed informazioni eterogenee legate ad una stessa commessa come disegni, mail, distinte basi, contratti e ordini cliente/fornitore, possono essere collegati tra loro in automatico inserendo, al momento dell’archiviazione, all’interno di qualsiasi parte di essi o nel loro profilo, l’hashtag #commessa001.
• ARXMobile: ARXMobile è l’APP compatibile con Android e iOS che permette di avere sempre con sé qualunque informazione archiviata in ARXivar. É possibile ricercare, archiviare, attivare o interagire con i processi da qualunque luogo. C’è chi utilizza ARXMobile per la forza vendita, chi gestisce le manutenzioni, chi il caricamento dei contratti. É molto comodo anche poter approvare un ordine o caricare dati mentre si è lontani dall’ufficio.

Video Demo sul modellatore di workflow di ARXivar:

Evento ARXivar: la gestione dei processi aziendali: le conclusioni

L’avvento del Cloud, della firma digitale, della fatturazione elettronica tra aziende impongono un continuo aggiornamento a cui le aziende devono adeguarsi in un ottica di dematerializzazione e gestione dei processi. In questo post ti ho raccontato le novità previste dalla piattaforma per il 2016, come gestire i processi con ARXivar e le utilità di un software di gestione documentale.