Software gestionali: non è tutto gratis quello che è “free”!

I processi produttivi commerciali e fiscali all’interno di un’azienda possono essere più o meno complessi, a seconda dell’attività esercitata. La tecnologia viene in aiuto alle aziende e agli imprenditori con software ad hoc, come ad esempio i programmi gestionali. 

Quanto deve investire un’azienda nell’adozione di un applicativo gestionale? Che differenze ci sono tra una soluzione “professionale” e una soluzione “free”? In questo post ti spiego le differenze.

I gestionali vengono in aiuto nella gestione dei processi e della produttività dell’impresa. Seguono e monitorano le procedure aziendali adempiendo alle disposizioni di legge.

Vediamo i costi da prendere in considerazione e le principali differenze tra le varie tipologie.

I software gestionali opensource

Il software open source non è protetto da copyright. A questo codice possono contribuire sviluppatori di tutto il mondo. Questo è il vero valore aggiunto del codice.

I programmi sviluppati con questo codice possono essere utilizzati senza passare da un contratto di vendita e assistenza. Questo non significa che sia esente da malfunzionamenti. Nella maggioranza dei casi sono necessarie specifiche conoscenze tecniche per:

• preparare l’ambiente o i pre-requisti;
• configurare il gestionale;
• messa in funzione;
• effettuare aggiornamenti costanti per renderlo sempre fruibile dall’utente finale.

Le soluzioni proprietary software

Il “software proprietario”, chiamato anche “privato” o “closed source”, è di “proprietà esclusiva” dell’azienda produttrice.

La licenza consente l’utilizzo solo sotto particolari condizioni e per contratto ne impedisce altre come la modifica, la condivisione, lo studio o la ridistribuzione non autorizzata.

Il codice sorgente è a disposizione esclusiva dell’azienda che lo ha sviluppato e che si occupa di mantenerlo efficiente. Un esempio è Microsoft Office o in ambito gestionale “CRM Recall”, “OndaiQ” e “OceanoiQ”

Nell’ambito dei programmi proprietari si possono distinguere le soluzioni shareware che possono essere copiate e distribuite dietro pagamento di una quota e le soluzioni freeware che non richiedono alcun pagamento per la distribuzione. Per entrambi il codice sorgente non viene messo a disposizione dell’utilizzatore.

Le soluzioni gestionali free sono adatte solo a contesti particolari o temporanei. Possono essere applicazioni a sorgente chiusa, cosi come le soluzioni a pagamento possono essere a sorgente aperta.

I costi da considerare nell’adozione di applicativi gestionali 

Quando si parla di costi è necessario prendere in considerazione:

• i costi delle licenze d’uso (richieste solo dagli applicativi proprietari);
• i costi dell’infrastruttura hardware e software di base. Il server centrale, il sistema operativo, licenze del database, dispositivo di backup etc.;
• i servizi iniziali del sistema ed eventuali sviluppi di personalizzazioni, come l’installazione del sistema, la configurazione dei programmi, la formazione degli utilizzatori, l’analisi e lo sviluppo di procedure personalizzate;
• i costi del contratto di manutenzione del sistema hardware che ospita il programma ( sia esso in azienda o in cloud ).

Le “soluzioni free“ non presentano costi di licenza. I costi delle soluzioni free si presentano in seguito in forma indiretta e possono essere dovuti a:

• formazione del personale;
• necessità di supporto help-desk dedicato;
• costi aggiuntivi generati dall’assistenza tecnica esterna qualificata;
• mancanza di aggiornamenti tempestivi per ottemperare le disposizioni legislative;
• passaggio della versione a pagamento dello stesso applicativo per maggiori necessità nell’utilizzo.

I costi indiretti possono superare quelli relativi all’acquisto di un’applicazione distribuita commercialmente.

I programmi gestionali “open source” vengono spesso identificati come gratuiti e i “proprietary software” per applicazioni a pagamento.

In realtà queste due definizioni indicano la natura e il modo in cui il codice viene creato e mantenuto, non il modo in cui viene distribuito e venduto. Vediamo le differenze nel dettaglio.

Il contratto di assistenza tecnica nei software opensource e proprietary

Un’altra differenza tra le due soluzioni consiste nella fornitura di un contratto di assistenza tecnica. I vantaggi delle soluzioni che offrono questo tipo di assistenza sono molteplici. Ad esempio:

• tutela da problemi legati all’affidabilità del codice;
• continuità e tempestività nello sviluppo di aggiornamenti;
• passaggio assistito alle versioni più potenti del programma ( scalabilità );
• ripristino in tempi brevi in caso di problemi hardware;
• mantenersi in regola con gli adeguamenti di Legge.

L’applicativo gratuito a sorgente chiusa non può essere modificato mentre in quello a sorgente aperta le variazioni sono sotto responsabilità dello sviluppatore o di chi ne commissiona il lavoro.

Software gestionali: non è tutto gratis quello che è “free”: le conclusioni

Il software distribuito in modo professionale, sia esso open source o proprietario presuppone un’organizzazione commerciale alla base che guidi il potenziale acquirente nella scelta della versione più adatta alle sue esigenze.

Per poter abbattere i costi di licenza adottando una soluzione “free” è indispensabile che nell’organico aziendale vi siano le conoscenze tecniche per poter gestire configurazioni, assistenze e mantenimento del sistema adottato.

Per riconoscere il gestionale aziendale più affidabile, ti consiglio di leggere l’articolo “Come scegliere il miglior gestionale aziendale per la tua attività”