La videoconferenza: i vantaggi per le aziende

La comunicazione e la condivisione di informazioni, in maniera semplice e veloce, non può mancare nella tua azienda.

In questo post ti illustro le caratteristiche e i vantaggi di Microsoft® Teams e Zoom Meetings, due strumenti di comunicazione utili per creare le tue video conferenze e collaborare con il tuo team di lavoro.

Skype è un software gratuito che può essere implementato su qualsiasi dispositivo: dagli smartphone ai tablet, dai computer alle Tv di ultima generazione. In seguito i dettagli della versione dedicata all’ufficio, denominata “Microsoft® Teams” , che sostituisce la versione precedente di Skype for business.

Microsoft Teams per PC Desktop: un nuovo ciclo di vita delle riunioni

Con Microsoft Teams puoi ottenere funzionalità illimitate come chat, videochiamate, condivisione di file, archiviazione e molto altro. Ecco una rapida panoramica dei servizi offerti nel piano gratuito:

• chat e 10 GB di spazio di archiviazione per condividere e modificare file;
• consultazione dei messaggi, delle @menzioni e delle risposte con un semplice tocco;
• app di Office per il Web, tra cui Word, Excel, PowerPoint e OneNote per collaborare con il tuo team.

Come gestire le videoconferenze con Microsoft Outlook

Puoi utilizzare il software di posta elettronica Microsoft Outlook per pianificare una riunione online usando Skype for Business o Microsoft Teams, a seconda della versione supportata dalla tua organizzazione.

Per creare una videoconferenza con Outlook:

• accedi alla sezione Riunione dalla schermata principale;
• seleziona la voce “Teams Meeting” o “Skype Meeting” per effettuare una Riunione con Teams o Skype.

Comparirà una finestra che permette di inviare l’email di partecipazione. In questo riquadro, oltre che a impostare i destinatari, puoi fare altre azioni tra cui: scegliere il luogo della riunione (su Skype o in una sala dedicata della tua azienda), data e ora. Inoltre puoi anche inserire una breve descrizione riguardante gli argomenti trattati.

Se in azienda utilizzi con i tuoi collaboratori il calendario condiviso che offre Outlook, puoi controllare se i partecipanti sono disponibili a quella determinata ora grazie al comando Pianificazione. La finestra, che compare al click, contiene l’agenda di ciascuna persona. Ciò ti permette di organizzare la riunione quando nessuno ha altri impegni.

Di seguito ti riporto un video (in lingua inglese) che ti mostra i passaggi appena indicati.

Zoom Meetings la piattaforma per collaborare da remoto

Uno strumento alternativo per gestire le tue conferenze fuori sede è Zoom-meetings, la piattaforma web per meeting, webinar e collaborazione da remoto. Consente la condivisione dello schermo di qualunque dispositivo e mette a disposizione una suite di strumenti collaborativi, utili nel caso di riunioni di lavoro a distanza per le quali è richiesta la condivisione di idee e contributi.

Con il piano gratuito Basic: si potranno creare videoconferenze con un massimo di 100 partecipanti, con una durata massima di 40 minuti. Le chiamate video 1 a 1, invece, non hanno alcuna limitazione di tempo.