La conservazione dei documenti digitali

Il processo di conservazione dei documenti digitali è denominato “conservazione elettronica a norma” o “conservazione sostitutiva”. Con il termine si definisce l’insieme di processi organizzativi e procedure informatiche che garantiscono valore legale e fiscale ai documenti informatici nel tempo, eliminando i documenti cartacei e ottimizzando i processi all’interno dell’azienda.

Come funziona la conservazione sostitutiva? In questo post ti spiego quali sono i passi definiti dal legislatore e le procedure necessarie all’invio e alla conservazione di una Fattura PA.

Secondo il Decreto del 3 dicembre 2013:  “Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici” si considerano documenti informatici:

• i documenti nativi digitali, prodotti mediante appositi programmi (PDF, PDF/a, TIFF, XML, ecc);
• i documenti cartacei resi digitali tramite processo di acquisizione informatica (scannerizzazione, foto ecc).

I documenti informatici devono essere conservati mediante “idoneo” sistema di conservazione, come la soluzione ARXivar di Abletech.

Come funziona il sistema di conservazione dei documenti digitali

Il sistema deve assicurare la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i metadati a essi associati: le informazioni necessarie a garantire la possibilità della tenuta, l’accessibilità, l’intelligibilità, l’autenticità delle risorse digitali.

Secondo l’ art.3 del Decreto il tutto deve avvenire con l’adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne le caratteristiche di:

• autenticità;
• integrità;
• affidabilità;
• leggibilità;
• reperibilità.

La conservazione sostitutiva si divide in:

•  conservazione sostitutiva in house: il processo di conservazione elettronica può essere eseguito in house quando l’azienda decide di creare il proprio sistema di conservazione su server aziendali. In questo caso l’azienda deve predisporre di uno spazio informatico dove conservare i documenti e identificare le figure aziendali responsabili della conservazione.
• conservazione sostitutiva in outsourcing: la soluzione è affidata a un servizio esterno all’azienda. Il servizio è accessibile dal cliente tramite portale web dedicato. Il cliente demanda tutti gli adempimenti della procedura di conservazione. In qualsiasi momento, può richiedere al Responsabile della Conservazione la generazione di pacchetti di consultazione e distribuzione.

Le tipologie di documenti sottoposti a conservazione sostitutiva

Di seguito un elenco esemplificativo dei documenti che è possibile conservare in modalità digitale ( conservazione sostitutiva a norma).

• Documenti contabili: Libro Giornale, Libro Inventari, Libro Cespiti, Registri IVA, Mastri e Partitari, Giornale e Schede di Magazzino, etc.
• Bilanci: il bilancio d’esercizio, composto da stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa.
• Ciclo attivo e passivo: Fatture/NC/ND, Ricevute e gli Scontrini Fiscali, DDT ed altri documenti simili.
• Le dichiarazioni: Dichiarazione dei Redditi 730 e UNICO, IRAP, LUL, CUD, 770, etc.
• Moduli: Versamenti (modelli F24, F23).
• E-Mail, PEC.
• Cedolini.

Gli strumenti che consentono conservare a norma i documenti

Gli strumenti che consentono di produrre e conservare i documenti fiscali ( fatture, libri contabili etc ) senza la necessità di stamparli su carta sono:

• la firma digitale: si tratta di una tecnologia che garantisce l’autenticità cioè l’identità del soggetto che ha firmato e la impossibilità di alterare il contenuto del documento dopo la firma.
• il riferimento temporale: informazione che contiene la data e l’ora e che viene associata al documento informatico per datarlo in modo certo
• la marcatura temporale: servizio offerto da un Certificatore Accreditato, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. (cfr. Art. 20, comma 3 Codice dell’Amministrazione Digitale Dlgs 82/2005).
  Il servizio di Marcatura Temporale può essere utilizzato sia su file non firmati digitalmente, garantendone una collocazione temporale certa e legalmente valida, sia su documenti informatici sui quali è stata apposta Firma Digitale: in tal caso la Marca Temporale attesterà il preciso momento temporale in cui il documento è stato creato, trasmesso o archiviato.

La normativa di riferimento sulla conservazione sostitutiva

DMEF 17 Giugno 2014 definisce la modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici.
DL n.66 24 aprile 2014 definisce le misure urgenti per la competitivita’ e la giustizia sociale.
DPCM 3 dicembre 2013  definisce le regole tecniche in materia di sistema di conservazione.
DMEF n.55 3 aprile 2013 definisce il regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche.

La conservazione dei documenti digitali: le conclusioni

La conservazione sostitutiva è una procedura regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico.

Come funziona la conservazione sostitutiva? Quali sono gli strumenti che consentono la conservazione a norma dei documenti? In questo post ti ho spiegato i passi definiti dal legislatore, la normativa di riferimento e la soluzione ARXivar di Abletech, per la conservazione a norma di una Fattura PA.