Efficienza e sicurezza delle informazioni aziendali

Fatturazione elettronica tra imprese private, conservazione elettronica a norma, gestione delle informazioni aziendali e dei processi del Sistema Qualità ISO 9001:2015 sono elementi fondamentali che un’azienda deve sapere gestire al meglio. In questo post i dettagli e le soluzioni.

Vediamo come le aziende possono gestire i processi di:

• fatturazione elettronica verso la P.A. e tra aziende private (fatturazione elettronica B2B);
• conservazione a norma i documenti e le email PEC;
• Qualità ISO 9001:2015;

Cos’è la fattura elettronica?

La fattura elettronica indica una fattura in formato digitale. E’ un documento che nasce, viene trasmesso e conservato, dall’emittente e dal ricevente, in formato digitale, o .XML. Ad oggi ci sono due modalità di fatturazione:

1. verso la Pubblica Amministrazione (resa obbligatoria dal 2015);
2. tra aziende private (facoltativa dal 1 Gennaio 2017).

Vediamo le differenze.

Le differenze tra fattura elettronica B2B e fattura elettronica PA

La fatturazione elettronica B2B e PA utilizzano lo stesso formato .XML. Le uniche differenze si presentano a livello di compilazione:

• al posto del codice IPA, nel campo “destinatario” della fattura B2B, si deve inserire l’identificativo a 7 cifre dell’intermediario o dell’azienda accreditata;
• il campo “PEC del destinario“, nella fattura B2B, si compila con il domicilio fiscale elettronico.

Oggi i sistemi che trasmettono/ricevono la fattura elettronica, sono già aggiornati per gestire il “nuovo” formato.

I vantaggi della fattura elettronica

La fatturazione elettronica permette un risparmio notevole, in termini di costi e di tempi, dovuto alla maggiore efficienza dei processi. Per favorire l’implementazione del sistema il decreto legislativo ha previsto una serie di incentivi e di vantaggi:

• l’abolizione dello spesometro, che prevede l’obbligo di comunicare all’Agenzia delle Entrate tutte le operazioni soggette all’emissione di fattura e quelle di più rilevante entità che non prevedono fattura, soggette a scontrino fiscale;
• l’abolizione degli obblighi di comunicazione relativi alle cosiddette “black list”(art. 50, comma 6, D.L. n. 331/1993), riguardanti prestazioni di servizi intercorse con soggetti o imprese fiscalmente domiciliate in nazioni a fiscalità privilegiata;
• l’esecuzione in via prioritaria dei rimborsi IVA, anche in assenza dei requisiti previsti, entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale;
• semplificazioni sui controlli fiscali: un decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze introdurrà novità e semplificazioni. I controlli potranno essere effettuati da remoto, riducendo gli adempimenti dei contribuenti ed evitando di ostacolare lo svolgimento delle loro attività.

La trasmissione della fattura elettronica B2B – ciclo attivo [servizio IX-FE]

Invoice Xchange (IX-FE) permette di inviare le fatture elettroniche ai clienti: cattura i documenti dal sistema gestionale, controlla la presenza di errori, invia al sistema di interscambio e riceve le conferme di ricezione/accettazione in modo semplice e automatico, fino alla conservazione a norma. Di seguito un’immagine che illustra il funzionamento di questo strumento.

La ricezione della fattura B2B – ciclo passivo [servizio IX-FE]

Invoice Xchange (IX-FE) interagisce in modo automatico con il Sistema di Interscambio per la ricezione delle fatture fornitori, permette di approvarle o rifiutarle e le esporta per una facile integrazione con qualsiasi sistema contabile.

Come conservare a norma un documento informatico

La conservazione elettronica a norma è l’insieme di procedure informatiche ed organizzative che permettono di assicurare il valore legale ai documenti informatici, nel tempo. Un documento sottoscritto con firma digitale (come la fattura elettronica) ha nel nostro ordinamento piena efficacia giuridica, a condizione che non sia modificato dopo l’apposizione della firma. Per procedere alla conservazione bisogna rispettare le regole dettate dal DPCM del 2013:

1. Applicare firma digitale al documento: la firma digitale garantisce l’integrità del documento. E’ un file di testo che contiene nome, cognome, codice fiscale e data di nascita della persona fisica. La firma digitale può essere di tipo PADES o CADES.
2. Applicare marca temporale. Riferimento temporale con data certa opponibile a terzi.

Tutti i documenti informatici devono essere, in modo obbligatorio, conservati in modo digitale.

Il servizio IX-CE per la conservazione a norma

IX.CE è il servizio, in Cloud, che si occupa per conto dell’azienda di tutte le fasi del processo di conservazione elettronica a norma. Garantisce:

• autenticità;
• integrità;
• affidabilità;
• leggibilità;
• reperibilità.

ai documenti informatici, dalla presa in carico allo scarto (DPCM 3 Dicembre 2013). In caso di visita fiscale, Abletech, in qualità di Responsabile del Sistema della Conservazione creerà per le autorità fiscali un Pacchetto di Distribuzione contenente una parte o tutti i documenti sottoposti a conservazione.

La conservazione delle email PEC

Il valore legale dell’email PEC è il combinato tra:

• la conservazione dei log e dei messaggi PEC da parte del gestore. (I gestori hanno l’obbligo di conservare i messaggi d i log per 30 mesi);
• la validità del certificato di firma digitale. (La scadenza della firma digitale invece è a 36 mesi).

Ne consegue che la conservazione digitale è l’unico mezzo per garantire la continua disponibilità nel tempo, di una copia non alterabile del messaggio in forma elettronica e della relativa firma.

Il servizio IX-PEC per conservare le email PEC

IX-PEC è il servizio web che permette l’archiviazione automatica delle email PEC e la loro conservazione a norma. In seguito le principali funzionalità:

• archivia le mail PEC e le organizza in automatico dopo l’invio o, per quelle ricevute, inserendole in una cartella “da archiviare”;
• organizza l’archivio in semplici cartelle suddivise per Casella di posta/anno/in-out. Ogni mail PEC archiviata può essere arricchita di note e allegati;
• ricerca le mail sia per contenuti che per indici di classificazione (mittente destinatario, oggetto, data) attraverso il campo di ricerca;
• conserva le mail PEC.

La trasmissione dati relativi alle liquidazioni IVA

La trasmissione delle comunicazioni trimestrali Iva è un obbligo introdotto dall’articolo 4 del Decreto Legge n. 193 del 22 ottobre 2016. La comunicazione trimestrale Iva deve essere trasmessa in modo telematico, dal soggetto IVA o dal suo intermediario, entro la fine del secondo mese successivo a ogni trimestre.

ARXivar è un canale accreditato AgID. Comunica in modo diretto con l’Agenzia delle entrate. Nelle operazione di trasmissione dati relativi alle liquidazioni IVA, si propone come estensione applicativa del gestionale.

Il servizio IX-TD per la trasmissione dati IVA

IX-TD consente di gestire da un’unica interfaccia tutte la fasi d’invio dei dati delle fatture emesse e ricevute e liquidazioni IVA all’Agenzia delle Entrate, conformemente alle disposizioni di legge.

• Servizio accreditato al canale Web Service del Sistema Ricevente di SOGEI;
• Si pone a valle dei software gestionali per inviare e gestire i file XML (dati fatture e liquidazioni IVA) verso il Sistema Ricevente di SOGEI;
• Il servizio si occupano solo della trasmissione dati in conformità con i criteri imposti dal fisco;
• Sottoscrizione contratto on-line tramite wizard.

La gestione dei processi e delle informazioni aziendali con ARXivar

La digitalizzazione dei documenti cartacei e la gestione del documento nativo digitale ha portato in tempi brevi alla trasformazione della Gestione Documentale in Gestione dei Processi documentali o, come spesso si sente dire, di Workflow Management. Con un sistema documentale come ARXivar puoi coordinare tutto questo.

La gestione dei processi aziendali attraverso strumenti, tecniche di Workflow Management, consente di:

• raggiungere l’obiettivo prefissato da misurare;
• controllare e raccogliere dati per migliorare l’efficienza aziendale;
• raggiungere nuovi obiettivi di business.

Il sistema di archiviazione documentale ARXivar mette a disposizione uno strumento di modellazione dei processi che consente di adattarsi in modo completo e flessibile ai macro obbiettivi dell’organizzazione aziendale. Per approfondire l’argomento collegati alla pagina: “la gestione dei processi con ARXivar“.

La gestione dei processi del Sistema Qualità ISO 9001:2015

Per l’azienda è importante condividere tutti i documenti riguardanti la gestione dei rischi, le azioni preventive o contenitive e le attività dell’impresa. La Qualità presuppone la conoscenza del contesto della propria azienda. Bisogna conoscere i clienti, i fornitori, i collaboratori, la politica e l’ambiente. Solo dopo si possono implementare i Workflow del sistema di archiviazione documentale ARXivar.

ARXivar permette di gestire i processi della Qualità ISO 9001:2015:

• standardizzare i processi (ruoli, input output e attività);
• favorire l’approccio Risk Based Thinking, il processo di comunicazione tra le persone coinvolte;
• favorire l’attività di misurazione/monitoraggio dei processi;
• facilitare la raccolta delle evidenze utili per dimostrare la conformità alla norma ISO 9001 sia ai clienti che agli enti certificatori.

Evento 6 Luglio 2017: “Efficienza e sicurezza delle informazioni aziendali”

Il 6 Luglio, presso la nostra sede ATC Service, abbiamo organizzato il seminario gratutito: ”Efficienza e sicurezza delle informazioni aziendali”. In seguito le news e le novità più salienti emerse dall’incontro.

“Conoscere è il punto di partenza per decidere cosa fare“. Con queste parole il relatore dell’evento, Dimitri Zanella, ha accolto la platea.

Efficienza e sicurezza delle informazioni aziendali: le conclusioni

L’avvento del Cloud, della firma digitale, della nuova normativa in materia di fatturazione elettronica e gestione della Qualità ISO 9001:2015 impongono un continuo aggiornamento a cui le aziende devono adeguarsi in un ottica di dematerializzazione e gestione dei processi.

In questo post ti ho raccontato come puoi gestire i processi con ARXivar e le utilità di un software di gestione documentale. Ora tocca a te. Che strumenti utilizzi per gestire i processi nella tua azienda?