Gestire la fattura elettronica PA e tra privati (B2B – B2C)

La fattura elettronica è obbligatoria per gli scambi commerciali B2B e B2C, per i subappalti nell’ambito di appalti pubblici e per le imprese che lavorano con la Pubblica Amministrazione.

Quali strumenti tecnologici utilizzare?

Fattura elettronica: prerequisiti

Affinché la fattura elettronica venga considerata un documento a norma sono da considerare tre prerequisiti fondamentali:

formato della fattura: il formato richiesto è .XML che consente di definire i campi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge;
trasmissione elettronica: una volta generato, questo file, deve essere inviato a un Sistema di Interscambio (SdI) che invia la fattura all’ente destinatario;
autenticità e integrità: deve essere garantita l’inalterabilità del documento. Ciò si può fare grazie alle presenza della firma elettronica di chi emette la fattura.

i vantaggi della fattura elettronica

I soggetti esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica

Sono esonerati dal processo di fatturazione elettronica:

gli operatori in regime di vantaggio e forfettari;
gli operatori agricoli in regime agevolato (art. 34, comma 6, del DPR n.633/72);
le società sportive dilettantistiche con volume d’affari inferiore a € 65.000.
L’obbligo di fattura elettronica permane per le sponsorizzazioni e le pubblicità che sarà a carico del cessionario/committente.
esoneri oggettivi;
per le fatture con obbligo di invio dei dati al sistema TS Tessera Sanitaria. Esonero valido solo per l’anno 2019.

Sanzioni omessa fatturazione elettronica

Saranno previste sanzioni ridotte dell’80%, se la fattura elettronica verrà inviata entro il termine del periodo di liquidazione iva successivo.

Valutazione dei costi e benefici della fattura elettronica

E’ stata pubblicata dalla Gazzetta Ufficiale dell’Unione europea l’autorizzazione per l’Italia all’obbligo esteso di fatturazione elettronica. La valutazione dei costi e benefici della fattura elettronica avverrà nell’arco dei tre anni (1° luglio 2018 – 31 dicembre 2021).

Al termine del periodo, andrà misurata e valutata l’efficacia della manovra: lotta contro le frodi; semplificazioni nella riscossione; incidenza della misura sui soggetti passivi Iva; variazione di oneri e costi amministrativi; che influiranno sulla concessione di un’eventuale proroga.

Come gestire la fattura elettronica: programma per fatture

La fatturazione elettronica coinvolge diversi attori: il fornitore o l’intermediario, il Sistema di Interscambio nazionale (SdI) e la Pubblica Amministrazione (PA) o le aziende private.

Il Sistema di Interscambio è la piattaforma che:

consente al Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF) il Monitoraggio della Finanza Pubblica;
trasmette la fatture elettroniche dal fornitore al destinatario, che sia la Pubblica Amministrazione o un privato;
trasmette le notifiche relative alle attività svolte verso la Pubblica Amministrazione o verso il privato e al fornitore.
gestisce e smista i messaggi del flusso documentale.

Vediamo nel dettaglio come trasmettere, ricevere e conservare a norma di Legge le fatture elettroniche.

Il servizio intermediario “IX-FE” per inviare, ricevere e conservare a norma la fattura elettronica

“IX-FE” è il servizio intermediario per inviare, ricevere e conservare a norma di Legge le fatture elettroniche. Il servizio è accreditato SdI per la gestione delle fasi della fatturazione elettronica e AgID per la gestione della conservazione a norma di Legge.

Fasi del ciclo attivo della fatturazione elettronica con il servizio IX-FE.

Invio Fattura XML a IX-FE.
Opzionale: Trasformazione del PDF in XML;
Verifica e controllo del file XML e dei campi obbligatori;
Firma e trasmissione della fattura al SdI tramite canale accreditato;
Trasmissione Fattura al Cliente via PEC o SDICOOP;
Gestione ricevuta di consegna fattura;
Gestione notifica esito invio (accettazione/rifiuto fattura);
Conservazione a norma (obbligatoria per le fatture inviate).

Il servizio IXFE se non esiste una integrazione per la trasformazione in XML del file della fattura, la genera in autonomia nel formato corretto. In seguito una immagine esplicativa della trasformazione della fattura elettronica nel file .XML.

Fattura elettronica generazione file XML

IX-FE interagisce con il Sistema di Interscambio per la ricezione delle fatture fornitori. Fasi del ciclo passivo della fatturazione elettronica con IX-FE:

Ricezione fattura XML dal SdI;
Accettazione/rifiuto delle fatture con inserimento annotazione;
Invio Notifica Accettazione/rifiuto a SdI/Fornitore;
Esportazione massiva delle fatture in formato XML o PDF;
Registrazione contabile;
Conservazione elettronica a norma (obbligatoria) tramite servizio IX-CE.

“IX-CE” è il servizio in outsourcing per conservare a norma le fatture elettroniche. La conservazione elettronica a norma è una procedura informatica che assicura il valore legale dei documenti conservati, all’interno di un sistema di gestione documentale.

La conservazione documentale assegna al documento gli elementi necessari per preservare il suo valore. Con l’apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale si garantisce, come previsto dal CAD (art.44):

l’autenticità;
l’integrità;
l’affidabilità;
la leggibilità;
la reperibilità dei documenti informatici.

Vantaggi del servizio intermediario IXFE per la gestione dei processi di fatturazione elettronica

I vantaggi della gestione della fatturazione elettronica tramite Intermediario Accreditato sono:

processo automatizzabile;
nessun monitoraggio;
nessun rischio di perdita dati;
tempi di gestione bassi;
integrazione con ERP.

“IX-FE” sgrava l’azienda da tutte le incombenze tecnologiche necessarie alle operazioni di gestione delle fatture elettroniche verso e da il SdI.

Vantaggi della Piattaforma in Cloud IXFE (parte tecnica)

IXFE è un servizio in Cloud. In seguito i vantaggi della Piattaforma:

Datacenter Tier 4.
Disaster & Recovery geografico.
Connettività con la dorsale di fibra Europea.
Alta affidabilità, resilienza e scalabilità del sistema.
Database ad alte performance con dischi SSD – 10.000 IOPS/DISK.
Utilizzo di tecnologie certificate per la firma digitale delle fatture.
Storage ad oggetti.
Protezione da attacchi DDOS.
Utilizzo di una infrastruttura iperconvergente.
Infrastruttura in Cloud con un utilizzo di una potenza di calcolo di circa 200 Ghz totali e di circa 600 GB di Ram complessivi, a crescere.
Gestione contratti in Cloud Plug&Play.
Rendicontazione.
Differenti livelli di gestione (distributore-centro servizi-rivenditore-cliente).
Firma remota automatica (gestione di milioni di firme in parallelo).
Cruscotto di gestione a vari livelli.

Il servizio per l’invio dei dati della fattura elettronica all’Agenzia delle Entrate

IX-TD è il servizio, in outsourcing, per gestire l’invio telematico dei dati delle fatture emesse/ricevute e liquidazioni IVA all’Agenzia delle Entrate.

Dal 1° gennaio 2017 i contribuenti soggetti passivi IVA sono obbligati a trasmettere per via telematica:

una comunicazione semestrale dei dati delle fatture emesse e ricevute (per il 2017);
una comunicazione trimestrale dei dati delle liquidazioni periodiche IVA.

IX.TD gestisce l’invio del Spesometro 2.0: il flusso del dati delle fatture in formato .XML da inviare in modalità semestrale e trimestrale (dal 2018).

Gestire i flussi operativi della fattura elettronica con ARXivar

ARXivar è una piattaforma di gestione documentale. Permette di concentrare in un unico punto le informazioni di un’azienda o di un reparto, per poterle gestire in sicurezza. ARXivar integra in un’unica piattaforma le funzioni di

archiviazione
conservazione a norma
gestione dei processi aziendali.

Permette di gestire ogni fase della fattura elettronica, integrandosi con i servizi in outsourcing IX-FE (invio e ricezione), IX-CE (conservazione) e interagendo con lo SdI.

Ciclo attivo: trasmissione

Dal software gestionale aziendale viene generata la fattura elettronica.
La fattura viene archiviata in ARXivar che la invia al servizio in outsourcing IX-FE.
IX-FE controlla, firma e trasmette la fattura.
ARXivar riceve le notifiche di ritorno. A seconda del tipo di notifica SDI, ARXivar avvia specifici processi automatici.

GESTIONE NOTIFICHE DI SCARTO

ARXivar assegna la gestione della notifica ad un utente predefinito, affinché ne verifichi la motivazione e corregga l’anomalia nei tempi di competenza dell’IVA.

GESTIONE NOTIFICHE DI MANCATA CONSEGNA

Un processo automatico invia una mail al cliente, allegando il PDF della fattura emessa, per informarlo della non ricezione e per richiedere di scaricare l’originale dal sito dell’Agenzia delle Entrate.

Ciclo passivo: ricezione

Ricezione dallo SDI della fattura fornitore.
Archiviazione automatica in ARXivar delle fatture ricevute, ogni 15 minuti.
Processo automatico di accettazione fattura.
Registrazione contabile con assegnazione protocollo.
Processo automatico di approvazione al pagamento coinvolgendo i relativi responsabili.
Conservazione a norma della fattura.

La conservazione a norma assicura il valore legale dei documenti informatizzati, all’interno del sistema di gestione documentale aziendale. La conservazione documentale prevede di assegnare al documento (fatture, DDT, etc.) gli elementi necessari per preservare il suo valore. Con l’apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale, si garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).

ARXivar propone soluzioni per la conservazione a norma sia in modalità in house che outsourcing.

Approfondimenti sulla fatturazione elettronica

Abbiamo creato una sezione di articoli di approfondimenti sul mondo della e-fattura. Visita gli approfondimenti collegandoti alla pagina: Fatturazione elettronica tra privati

Fonti: Agenda Digitale

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